Een mediationbesluit maakt het oplossen van geschillen binnen een Vereniging van Eigenaren (VvE) eenvoudiger. Want wanneer je binnen een VvE al afspraken maakt hoe je een geschil gaat oplossen, terwijl er nog geen geschil is, zorgt dat ervoor dat bij het ontstaan van een geschil het voor alle partijen al duidelijk is, dat het geschil met behulp van een mediator opgelost gaat worden. Zo zorg je dat een conflict niet langer blijft bestaan dan nodig is en er snel een goede oplossing komt.
Daarom zou elke VvE zou een mediationbesluit moeten hebben, want in veel VvE’s komen conflicten voor. Maar wat is het mediationbesluit, waarom is dit nodig voor VvE’s en waarom is het belangrijk om het mediationbesluit jaarlijks (opnieuw) te nemen?
Wat houdt het mediationbesluit in?
Het mediationbesluit is het besluit waarmee de Algemene Ledenvergadering (ALV) van een Vereniging van Eigenaren (VvE) het bestuur machtigt om namens de VvE een mediator opdracht te geven voor bemiddeling bij een conflict in de VvE. Het bestuur van een VvE mag dus niet zelf beslissen om een mediator in te schakelen bij een conflict binnen de VvE. Voor dit mediationbesluit is toestemming van de ALV nodig. Heeft de ALV het bestuur gemachtigd dan kan het bestuur een mediator voor het geschil inschakelen. Dit geldt voor elk geschil. Of het nu gaat om een conflict tussen (bestuurs)leden onderling of tussen de VvE en derden.
Waarom heeft het bestuur een machtiging nodig?
Elke VvE heeft een splitsingsakte. De datum van splitsing bepaald welk Modelreglement van toepassing is voor de VvE die is ontstaan door de splitsing in appartementsrechten. Is het complex gesplitst in 1985 dan is het op dat moment meest recente Modelreglement van toepassing. In dit geval dus het Modelreglement van 1983. In het Modelreglement worden alle zaken geregeld die de VvE aangaan en is een aanvulling op de wettelijke bepalingen en op de bepalingen in de splitsingsakte. In deze Modelreglementen ligt bijvoorbeeld ook vast dat het bestuur voor een aantal zaken gemachtigd moet worden door de vergadering. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging immers in en buiten rechte. Zo staat dat er bijvoorbeeld in Modelreglement 1983 als volgt:
“Het bestuur behoeft de machtiging van de vergadering voor het instellen van en berusten in rechtsvorderingen en het aangaan van dadingen, en ook voor het verrichten van rechtshandelingen en het geven van kwijtingen een belang van een nader door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaande.”
Met andere woorden: wanneer het bestuur namens de VvE de opdracht geeft aan een mediator om een mediationtraject te starten omdat er een conflict is, dan zal het bestuur gemachtigd moeten zijn.
Wanneer wordt het mediationbesluit genomen?
Een mediationbesluit moet worden genomen tijdens de Algemene Ledenvergadering. Dat betekent dat het besluit om een mediator in te schakelen wanneer er een conflict ontstaat pas genomen kan worden bij de eerstvolgende ALV. Je kunt een extra ALV beleggen om alleen dit punt te agenderen om zo de benodigde machtiging te verkrijgen. Maar een extra ALV beleggen kost tijd en geld daardoor wordt hier niet vaak voor gekozen en wordt de mediation op de lange baan geschoven. En als het gaat om een conflict, dan is zo’n wachttijd meestal niet bevorderlijk voor het oplossen ervan. Er kan immers in die wachttijd van alles gebeuren. Het conflict kan bijvoorbeeld verergeren of escaleren. Snel handelen bij conflicten binnen de VvE is de basis van een goede oplossing.
Het mediationbesluit als agendapunt tijdens de jaarlijkse ALV
Daarom is het aan te raden om het mediationbesluit jaarlijks te nemen en het mediationbesluit jaarlijks als agendapunt op de ALV te laten terugkeren. Gaat de ALV akkoord met het mediationbesluit dan krijgt het bestuur jaarlijks het mandaat om bij geschillen een mediator in te schakelen. Zo kan er bij een conflict direct actie worden ondernomen zonder dat het bestuur daarvoor een Algemene Ledenvergadering hoeft te beleggen. Een bijkomend voordeel is dat als je het mediationbesluit jaarlijks agendeert en neemt, nieuwe leden van de VvE ook steeds op de hoogte zijn van de ins en outs van het besluit
Door jaarlijks het mediationbesluit te nemen zorgt men er ook voor dat men jaarlijks wordt herinnerd aan hoe men in de VvE met conflicten wil omgaan. “In onze VvE negeren we conflicten niet. We proberen ze samen op te lossen. Lukt dit niet? Dan schakelen we de hulp van een mediator in. Zo voorkomen we juridische procedures en behouden we de goede relatie”. Door het jaarlijkse mediationbesluit creëer je een conflictvaardige VvE.
Hoe regel ik een mediationbesluit voor mijn VvE?
Om een mediationbesluit goed te regelen, is het van belang een aantal stappen goed te doorlopen. Zo is onder andere van belang welk Modelreglement van toepassing is op de VvE om het mediationbesluit op een goede manier te nemen. Om het voor VvE’s makkelijker te maken om een mediationbesluit te regelen, heeft Fuse Mediation daarom een handige instructie geschreven. Deze uitgebreide instructie is de downloaden via de volgende link: Mediationbesluit Instructies
Wil je liever een papieren versie ontvangen? Dat kan ook! Laat het even weten via het contactformulier en je krijgt een papieren versie GRATIS toegestuurd! Wil je nog meer weten over het mediationbesluit of heb je hulp nodig bij het opstellen, neem dan contact op met Fuse Mediation. Ik help je graag.