Wanneer de VvE en een lid (of andere partij) een conflict hebben en zij besluiten om een mediationtraject te beginnen om een oplossing te vinden voor het conflict, kan het bestuur of haar beheerder dan namens de VvE als partij deelnemen aan de mediation? Ja dat kan. Hoe werkt dat dan in de praktijk? Daar gaat dit artikel over.
De modelreglementen
Om antwoord te krijgen op de vraag of de VvE als partij kan deelnemen aan mediation zullen we naar de modelreglementen moeten kijken. In de modelreglementen is geregeld dat het bestuur gemachtigd moet zijn door de vergadering wanneer zij namens de VvE een procedure wil starten of wil schikken maar ook wanneer zij namens de VvE rechtshandelingen wil aangaan en wanneer zij kwijting verleend voor bedragen hoger dan een in de akte bepaald bedrag (zie helemaal onderaan de precieze teksten in de verschillende modelreglementen). Het bestuur moet dus door de vergadering gemachtigd worden.
Het sluiten van een mediationovereenkomst en vaststellingsovereenkomst
Een mediationtraject start met het sluiten van een mediationovereenkomst. Deze overeenkomst tussen de deelnemers en de mediator regelt de afspraken over de mediation zelf. Wanneer er een oplossing wordt gevonden volgt er nog een overeenkomst, een vaststellingsovereenkomst. Deze overeenkomsten zijn dus rechtshandelingen waarvoor het bestuur door de vergadering moet zijn gemachtigd voordat zij (rechtsgeldig) de overeenkomsten kan sluiten.
Moet het bestuur voor elke procedure of elke rechtshandeling dan aan de vergadering toestemming vragen?
Nee, dat hoeft niet. Ten minste één keer per jaar komen de leden bijeen voor een algemene ledenvergadering. Wanneer de VvE jaarlijks een ‘machtigingsbesluit’ neemt in de zin van het modelreglement dan kan de VvE zonder eerst een vergadering bijeen te roepen optreden als eiser in een gerechtelijke procedure of als partij bij een mediationtraject en daarmee dus de nodige rechtshandelingen verrichten.
___________________________________________________________________________________________________________________________
Beste VvE-beheerder/ Best VvE bestuur,
Het is dus erg belangrijk om ervoor te zorgen dat die machtiging er is wanneer je als VvE een mediationtraject wilt starten: Zet dit dus op de agenda voor de eerstvolgende ALV(‘s)!
Tip: Om ervoor te zorgen dat de machtiging niet te algemeen wordt geformuleerd zou een korte precisering bij rechtshandelingen kunnen worden opgenomen zoals ‘waaronder rechtshandelingen ten behoeve van mediation’.
___________________________________________________________________________________________________________________________
De letterlijke teksten uit de verschillende Modelreglementen
Modelreglement 1973, artikel 40 lid 4
Hij (red. de administrateur) behoeft de machtiging van de vergadering voor het instellen van en berusten in rechtsvorderingen en het aangaan van dadingen alsmede voor het aangaan van rechtshandelingen en het geven van kwijtingen een belang van een nader in de akte te bepalen bedrag te boven gaande. Hij behoeft geen machtiging om verweer te voeren in een kort geding
Modelreglement 1983, artikel 41 lid 4
Het bestuur behoeft de machtiging van de vergadering voor het instellen van en berusten in rechtsvorderingen en het aangaan van dadingen alsmede voor het verrichten van rechtshandelingen en het geven van kwijtingen een belang van een nader door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaande. Het bestuur behoeft geen machtiging om in een geding verweer te voeren en voor het nemen van conservatoire maatregelen
Modelreglement 1992, artikel 41 lid 4
Het bestuur behoeft de machtiging van de vergadering voor het instellen van en berusten in rechtsvorderingen en het aangaan van dadingen, alsmede voor het verrichten van rechtshandelingen en het geven van kwijtingen een belang van een nader door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaande. Het bestuur behoeft geen machtiging om in een geding verweer te voeren en voor het nemen van conservatoire maatregelen.
Modelreglement 2006, artikel 53 lid 5
Het bestuur behoeft de machtiging van de vergadering voor het instellen van en berusten in rechtsvorderingen of verzoekschriftprocedures, het aangaan van vaststellingsovereenkomsten, alsmede voor het verrichten van rechtshandelingen en het geven van kwijtingen een belang van een nader door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaande. Het bestuur behoeft geen machtiging om in een geding verweer te voeren, voor het nemen van conservatoire maatregelen en voor het voeren van incassoprocedures