Ben jij financieel medewerker bij een VvE Beheerder? Dan kom je waarschijnlijk vaak beginnende conflicten tegen. Uit de reactie van debiteuren op jouw aanmaningen kun je vaak zien of het lid mogelijk een conflict heeft met de VvE. Hoe ga jij daar vervolgens mee om?
Een lid wat niet betaald heeft daarvoor meestal een reden:
- Hij is het vergeten…
- Hij wil wel betalen maar kan het niet betalen
- Hij heeft een conflict met de VvE, een lid of het bestuur
Uit de reactie van het niet-betalende lid kan vrij makkelijk de reden worden gedestilleerd. Als medewerker debiteuren is het belangrijk om op de juiste wijze te reageren afhankelijk van de reden van niet betalen.
Bij de 1e twee redenen kun je het betreffende lid een kans geven om alsnog te betalen. Wordt er alsnog niet betaald dan rest er niets anders dan naar de rechter te gaan om betaling af te dwingen.
Bij de 3e reden is een andere aanpak vereist.
Allereerst is het belangrijk om direct duidelijk te communiceren dat het niet betalen van de bijdragen NOOIT een oplossing is voor het conflict wat er is. De VvE-bijdrage is een wettelijk verplichte bijdrage die niet kan worden opgeschort of verrekend. Oftewel de VvE-bijdrage moet worden betaald.
Vervolgens is het belangrijk dat je in gesprek blijft met de debiteur. Hij wil duidelijk gehoord worden, luister naar zijn problemen met de VvE en denk actief mee. Benadruk dat er altijd oplossingen zijn en dat hij daarin zélf een groot aandeel in kan en moet hebben. Je kan aangegeven dat je een gesprek met de betrokkenen kan organiseren of dat (wanneer alle partijen dit willen) een mediator kan worden ingeschakeld. Druk de debiteur op het hart dat de VvE bereid is mee te werken aan een oplossing maar dat de debiteur de VvE-bijdragen ondertussen moet blijven betalen.
Van een duidelijk debiteurenbeleid gaat een preventieve werking uit.
Wanneer vanaf het begin duidelijk wordt gecommuniceerd dan kan dit ervoor zorgen dat én de bijdragen worden betaald én dat het lid zich serieus genomen voelt. Hierdoor voorkom je dat achterstanden oplopen en onvrede kan uitmonden in een conflict.
Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel?
Bel (0644029845)/mail (margreet@fusemediation.nl) gerust.